Die Waldbühne ist ein kleines Areal in der Neustadt am Rande der Heide, dass zum Neustadt Art Festival in den letzten Jahren mit bis zu 300 Gästen bespielt wurde. Dieses HowTo beschreibt, welche Sachen zu erledigen sind, um dort Konzerte mit Bühne und Bar stattfinden zu lassen.

Hinweis: Das Areal gehört zur Zeit zum Grünflächenamt der Stadt Dresden, soll aber perspektivisch dem dahinterliegenden Waldstück angegliedert werden und würde somit in den Besitz des Freistaates fallen. Damit werden offizielle Genehmigungen durch verschärfte Auflagen nahezu unmöglich.

Behördengänge

Das Grünflächenamt ist für die Verwaltung des Geländes zuständig. Deshalb muss die Nutzung des Areals mindestens 4 Wochen vorher per Mail beantragt werden. Für den Bescheid ergehen Gebühren in Höhe von 40,00 EUR. Das Grünflächenamt übergibt am Werktag vor der Verantaltung das Gelände persönlich und kontrolliert am Werktag nach der Veranstaltung den Zustand des Geländes, ebenfalls bei einem persönlichen Termin.

Desweiteren ist zum selben Zeitpunkt ein Antrag beim Ordnungsamt für die Durchführung einer Veranstaltung einzureichen.

Als drittes muss für den Barbetrieb die Anzeige eines vorübergehenden Gaststättengewerbes aus besonderem Anlass (Ausschankgenehmigung) erfolgen.

Außerdem will die Gema wissen, was dort passiert. Auch wenn euer Programm noch nicht steht, schreibt eine informelle E-Mail an bd-dd@gema.de. In dieser weist ihr auf die Veranstaltung hin und welche Dokumente ihr ausfüllen sollt.

Strom von der Waldorfschule

Die nahegelegene Waldorfschule hat direkt neben dem Gelände einen kleinen Garten. Dort befindet sich ein 16A CEE Steckdose. Vom Anschluss bis zur Bühne sind es ca. 100 Meter.

Im Sekretariat der Schule meldet ihr die Nutzung an und unterschreibt einen Nutzungsvertrag. Ihr solltet die Details dazu schon vorab per E-Mail klären. Danach werdet ihr zum Hausmeister geschickt, der mit euch einen Termin für die Übergabe des Schlüssels im Garten ausmacht.

Anwohner informieren

Sehr wichtig ist, dass ihr mindestens zwei Wochen vorher die Anwohner der Bischofswerder Straße informiert, was ihr wann und wie lange vorhabt. Am Freitag und Samstag gilt die Ruhezeit zwar erst ab 24 Uhr, die Anwohner genießen es aber, wenn schon ab 22 Uhr die Lautstärke merklich zurückgeht und der Sonntag ruhig bleibt.

Bühne, Ton- und Lichttechnik

Zuverlässig und zuvorkommend hat uns bisher immer das ProduktionsBüro Dresden mit Technik versorgt. Das umfasste eine Überdachung für die Waldbühne, ein überdachter FOH, Bühnenlicht, Licht für das Gelände, Licht für die Toiletten und eine Backline für die Bühne. Wichtig dabei ist, dass auf das Gelände keine 12t-LKWs fahren können, da der Zugang über eine schmale Zufahrt erfolgt. Transporter bis 3,5t stellen kein Problem dar.

Solltet ihr selbst Technik stellen wollen, dann beachtet folgende Dinge:

  • Überdachung für Bühne (3x5m) und FOH
  • ausreichendes Bühnenlicht
  • Licht für das Gelände und die Toiletten
  • jede Menge Verlängerungskabel
  • Es gibt nur 16A Strom! Gegegenenfalls müssen Notstromer eingesetzt werden.
  • Eine Backline bestehend aus Schlagzeughardware, einem Bassverstärker und zwei Gitarrenverstärkern.
  • Eine Anlage inklusive min. 3 Monitorwegen mit Monitoren.

Bar/Getränkeversorgung

Über die Bar lassen sich die Kosten für Technik und Aufwendungen gegenfinanzieren. Ein Tresen ist allerdings nicht vor Ort. Wir haben aus den bestellten Bierkästen eine Rundbar gebaut, indem wir die vollen Kästen seitlich und versetzt in vier Reihen übereinander gestapelt und mit Kabelbindern fixiert haben.

Als Getränkelieferservice bietet sich Lößnitz-Pils an, da diese mit einem  kleinen Transporter liefern und somit bis auf das Gelände fahren können. Die alkoholfreien Getränke müssen unter Umständen anderweitig organisiert werden.

Unsere Bestellmenge belief sich auf:

  • 40 Kästen Bier
  • 10 Kästen Mate
  • 5 Kästen Wasser (0,2l)
  • ggf. Limonade

Personal

Ihr solltet eine Crew aus ungefähr 5 Menschen sein, um alle Aufgaben sinnvoll zu stemmen.

  • Beim Technikaufbau und -abbau sollten zwei weitere Personen die Techniker unterstützen.
  • Für die Bandbetreuung während der Konzerte sollte 1 Person immer Ansprechpartner sein.
  • Die Nachtwache ist wichtig. Mindestens 1 Person sollte vor Ort schlafen, besser 2 um Bar und Bühne optimal bewachen zu können.
  • Die Entgegennahme der Getränke und den Aufbau der Bar sollten zwei Menschen übernehmen.
  • Den Bardienst sollten 2 Menschen übernehmen. Durch die Ruhezeitbegrenzung lohnt sich ein Zwei-Schicht-System nicht.

Bands

Die Spielzeit für die Bands beträgt am Freitag und Samstag maximal bis Mitternacht, an anderen Tagen bis 22 Uhr. Den Anwohnern zuliebe versucht aber auch am Wochenende ab 22 Uhr merklich leiser zu sein und Sonntags keine laute Musik zu spielen.

Stellt für die Bands eine Backline aus Schlagzeughardware, Bassverstärker und zwei Gitarrenverstärkern auf. Damit können diese unter Umständen auf ein Auto verzichten. Das schont die Umwelt und benötigt weniger der nicht vorhandenen Parkplätze.

Denkt daran, dass die Bands verpflegt werden wollen, gegebenenfalls nicht nur mit Getränken.

ToiTois

Vor Ort gibt es keine Toiletten. Deshalb sind je nach erwartbarer Besucheranzahl mindestens 2 ToiTois zu bestellen. Diese werden vom Betreiber gebracht und wieder abgeholt. Auch hier daran denken, dass nur Transporter bis 3,5t auf das Gelände passen. Die ToiTois müssen in der Nacht innen und außen beleuchtet werden.

Stand: 25. Januar 2017

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